POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA,

1. OBJETO: Esta política de protección de datos personales es aplicable a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de Oficinas y Diseños Salamanca y/o Carmen Emilia Gil de Salamanca, considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales, lo anterior conforme a la Ley 1581 de 2012, los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2015, y normas concordantes, o normas que los sustituyan.

2. RESPONSABLE: Oficinas y Diseños Salamanca y/o Carmen Emilia Gil de Salamanca, con domicilio en la Cra. 50 #76-54 de la ciudad de Bogotá D.C., Colombia actuando en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales y en virtud de su objeto social y del curso normal de su negocio, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes espera tener, ha tenido o tiene relación comercial y/o laboral, incluyendo, pero no limitándose a accionistas, trabajadores, familiares de estos, clientes, proveedores, distribuidores, acreedores y deudores.

3. IDENTIFICACION RESPONSABLE

4. DEFINICIONES: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales; b) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento; c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; d) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento; e) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos; f)Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento; g)Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión; h) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales; i) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva; j) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos; k) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país; l) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del Responsable; m)Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

5. DATOS RECOPILADOS: Dependiendo de la relación entre el titular del dato personal y OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, podemos recopilar la siguiente información personal, incluyendo, pero no limitándose a:
6. a) Datos de Identificación: Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo, nacionalidad, datos de familia, lugar y fecha de nacimiento, edad, etc.; b) Datos de Ubicación: como los relacionados con la actividad comercial o privada de las personas como dirección, teléfono, correo electrónico, etc.; c) Datos de contenido socio económico: como ingresos, egresos, historia laboral, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona, etc.
7. TRATAMIENTO DE DATOS RECOPILADOS:

6.1. Tratamiento

Los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, se tratarán así:

Clientes y usuarios de OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA:

El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo el proceso de gestión contractual de productos o servicios que OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, ofrezca con relación a su objeto social de acuerdo a la normatividad vigente.

6.2. Finalidad

Por lo anterior los Datos Personales en tratamiento, serán utilizados entre otras para las siguientes finalidades:

CLIENTES Y USUARIO DEL PORTAL

• Para Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable a OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA;
• Para el tratamiento de los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento jurídico;
• Para el tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, redes sociales y teléfono);
• Para la contestación a las peticiones, quejas o reclamos elevados por personas naturales hacia OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA;
• Para la obtención o suministro de bienes y/o servicios requeridos u ofrecidos OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA;
• Para Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes;
• Para realizar actividades de mercadeo, investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia;
• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
• Enviar información comercial, publicitaria o promocional a sus clientes por medio de correo físico, electrónico, dispositivos móviles (mensajes de texto, WhatsApp, Messenger, Facebook, Twitter, etc.) o través de cualquier otro método análogo o digital de comunicación creado o por crearse;
• Para el envío y recepción de factura electrónica y documentos electrónicos entre las partes.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES: De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012 los titulares tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
8. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, ; c) Ser informado por OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez se haya agotado el trámite correspondiente ante OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, ; e) Solicitar a OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA,  la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el presente documento bajo el apartado número  11  procedimiento para atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares de datos personales. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. g) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

8. AUTORIZACIÓN: conforme a lo estipulado en la ley, podrá recolectar, almacenar, usar, circular y suprimir datos personales por parte de OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, para lo que requiere del consentimiento libre, previo, o concurrente, expreso e informado de los titulares de los mismos. OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha establecido los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares de los datos.

OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, ha determinado que la autorización puede constar en un documento físico, documento electrónico, igualmente a través de grabación de forma oral, por vía telefónica o por cualquier otra vía o formato que permita garantizar su posterior consulta. Lo anterior conforme a lo estipulado en el artículo 7 del decreto 1377 de 2013 donde se estipula que se entenderá que la autorización se cumple cuando: se manifieste (1) por escrito, (2) de forma oral o (3) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgo la autorización.

Parágrafo. No se necesita la autorización cuando se trate de: 

1. a) Información requerida por una entidad pública, administrativa o judicial en ejercicio de sus funciones; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) El Tratamiento de datos se realice para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

Al momento de solicitar la autorización del Titular, OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, le informará de manera clara y expresa: 

1. a) los datos personales que serán recolectados; b) Políticas de tratamiento de los datos y su finalidad; c) Si se trata de datos sensibles o de menores, el derecho a decidir si se suministra o no la información solicitada; d) Los derechos que le asisten como titular; e) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

9. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE: De acuerdo con los términos de la Ley 1581 de 2012, los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, por ello OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, considera de gran importancia especificar el tratamiento de dichos datos.

De conformidad con la ley se consideran datos sensibles los siguientes:

1. a) El origen racial o étnico del titular; b) La orientación política del titular; c) Las convicciones religiosas o filosóficas del titular; d) La pertenencia a sindicatos, ONG, organizaciones de derechos humanos, que promuevan intereses políticos o grupos de oposición; e) La Información relativa a la salud del titular; f) La inclinación sexual del titular; g) Los Datos biométricos del titular.

OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA,  se acoge a la regla general según la cual el tratamiento de datos sensibles está prohibido por la ley, salvo en los siguientes casos: a) Cuando el titular ha autorizado expresamente el tratamiento; b) Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre físicamente o jurídicamente incapacitado; c) Cuando el tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical; d) Cuando el tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; e) Cuando el tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los titulares. 

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, siempre que no se trate de datos de naturaleza pública. No obstante, OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, tiene en cuenta que la Ley no impone una prohibición absoluta del tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, pues ello daría lugar a la negación de otros derechos superiores de esta población como el de la seguridad social en salud, interpretación ésta que no se encuentra conforme con la Constitución. De lo que se trata entonces, y lo que procurará OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, en el tratamiento de datos personales de menores, es de reconocer y asegurar la plena vigencia de todos los derechos fundamentales de esta población, incluido el Hábeas Data.  

En conclusión, los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de Tratamiento por parte de OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente se responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular.

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles. 

10. RESPONSABLE: OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, designa a la gerencia para cumplir con la función de protección de datos personales.

La gerencia dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. 

Por lo anterior todas las áreas de OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, están obligadas a reportar todas las bases de datos en donde se consignen datos personales a la gerencia, así mismo todos los empleados de las diferentes áreas darán traslado de manera inmediata de las quejas, peticiones y reclamos que se reciban por parte de los titulares de datos a la gerencia.

11. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

La gerencia es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. 

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:   

a).  Consultas: 

El Titular, sus causahabientes o sus representantes legales, podrán solicitar a OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, información sobre los datos personales del titular que son objeto de tratamiento. Solicitar prueba de la autorización otorgada a OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, para el tratamiento de sus datos personales. Información respecto del uso que se le ha dado por OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, a sus datos personales.

Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas: 

Solicitud presentada al correo electrónico:   OFICINAS.SALAMANCA@HOTMAIL.COM, a la dirección física en Bogotá Cra. 50 #76-54 y a la línea telefónica +57 3112239. En dicha solicitud deberá indicarse claramente nombres y apellidos del solicitante, documento de identificación, correo electrónico, explicación de la información que desea, derecho que desea ejercer, medio para recibir respuesta a la solicitud.

Atención y respuesta por parte de OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA: Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

1. b) Reclamos:

El titular, sus causahabientes o sus representantes legales, podrán solicitar a OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, a través de una queja o reclamo: La corrección o actualización de la información. La supresión de sus datos personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.  Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de protección de datos personales.   

La solicitud deberá contener la descripción de los Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información), la dirección y datos de contacto del solicitante (nombre, dirección, correo electrónico), y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer, Medios para recibir respuesta a su solicitud.

Medios habilitados para la presentación de quejas y reclamos:  Solicitud presentada al correo electrónico:   OFICINAS.SALAMANCA@HOTMAIL.COM, a la dirección física en Bogotá Cra. 50 #76-54   y a la línea telefónica +57  3112239.

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo. 

En caso de que quien reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a la gerencia, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea decidido.   

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  

12. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, en aplicación del principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias y que estén dentro de sus posibilidades, para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o archivo en los que reposan los datos personales objeto de tratamiento por parte de OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, y sus Encargados.

OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los datos personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados. 

El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido solo a personal autorizado. Todos los funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

13. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES

OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, podrá entregar los datos Personales a terceros no vinculados a OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, cuando: a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.  

En todo caso, en los contratos de transmisión de datos personales, que se suscriban entre OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, y los encargados para el tratamiento de datos personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta política de protección de datos personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:  

Dar tratamiento, a nombre de OFICINAS Y DISEÑOS SALAMANCA Y/O CARMEN EMILIA GIL DE SALAMANCA, a los datos personales conforme los principios que los tutelan. 

Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos Personales. 

Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.  

14. LEGISLACIÓN APLICABLE Y VIGENCIA: Las políticas contenidas en el presente documento se elaboraron teniendo en cuenta el artículo 15 de la Constitución Política, las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2015

Esta política rige a partir del veinticinco (12) de Julio de 2021 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar anteriormente y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 6 de la misma y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.